Una vez tomada la decisión de operar bajo el sistema de Franquicia, el empresario exitoso que reúna las condiciones debe tomar los pasos necesarios para salir airoso de este nuevo reto comercial y emprender los trabajos necesarios en las áreas fundamentales tales como comercial, financiera, operativa, administrativa y legal, toda vez que el haber tomado la decisión de operar bajo el esquema de franquicia no lo convierte de inmediato en un franquiciante, es necesario emprender las acciones encaminadas a ese objetivo. En la implantación de este proceso complejo se debe contar con profesionales expertos que guíen todo el proceso en estrecha relación con el personal de la empresa que no puede mantenerse ajeno al mismo, so pena de que los esfuerzos de un grupo importante de profesionales fracase. La totalidad de la empresa debe estar comprometida con el proceso que se va a desarrollar y colaborar con el mismo. Será necesario crear un encargo directo en la empresa para coordinar el proceso, que se aconseja sea luego la persona que dirija lo relativo a establecimientos franquiciados.

Reproducir, replicar o "fotocopiar" un negocio determinado de forma profesional no es fácil, se requiere de un proceso metódico y sistemático, que garantice eficazmente que un empresario independiente o franquiciado pueda, previo una capacitación operar un establecimiento con características similares a las del franquiciante, de tal suerte que se produzca una estandarización de los productos o servicios ofrecidos al punto que un consumidor no sea capaz de establecer diferencias entre ellos. Se trata de lo que algunos expertos han denominado reproducir el éxito ajeno. Las estadísticas indican que el porcentaje de fracaso en la apertura de establecimientos comerciales es significativamente menor en un negocio por franquicia, que en uno que opere sin esta.

Desde luego que el empresario puede llevar a cabo el proceso el mismo, pero para ello requiere la contratación de especialistas para cada etapa del proceso de desarrollo, en este caso. Será necesario un redactor técnico para la elaboración de manuales, un publicista para la parte de marketing, profesionales para capacitación, financistas que elaboren las proyecciones financieras y necesidades de capital, y abogados expertos en estos temas.

En esta eventualidad deberá existir un profesional que vincule a todos los otros profesionales de tal suerte que trabajen en forma coordenada como un equipo. Otra alternativa es contratar una empresa de consultoría especializada que disponga de todo el equipo profesional para el desarrollo del trabajo, caso en el cual se requiere que el empresario mismo y el personal de la empresa este en permanente contacto con el equipo y se elabore conjuntamente un cronograma de trabajo. El empresario no debe escatimar ni esfuerzo ni dinero en elaborar un trabajo profesional que garantice al franquiciado la posibilidad de reproducir su éxito sin traumatismos.

Una vez designado el equipo de trabajo deberá adoptar diversas decisiones que van desde las financieras propiamente dichas, hasta las operativas, pasando por las legales etc. deberá definirse previamente si se va a desarrollar un sistema de franquicia de formato de negocio o de distribución. En el aspecto financiero es necesario precisar en un documento que suele conocerse con el nombre de Plan de Viabilidad, aspectos tales como la magnitud de la inversión que se le exigirá a los franquiciados, monto del derecho de entrada, monto de las regalías mensuales sobre ventas brutas, rentabilidad, fondos para publicidad, monto estimado de ventas de un establecimiento, características de los establecimientos, definición del cliente para el respectivo producto o servicio, condiciones que ofrece la competencia si existe, áreas de influencia, etc. Las cifras que arrojen las proyecciones financieras deberán estar soportadas por datos estadísticos y costos reales de operación, ya que ellas se tomaran como base para la fijación del monto de inversión, de los derechos de ingreso y de las regalías y sobre todo para determinar la rentabilidad esperada para los franquiciados y el retorno de su inversión. Este último punto es de trascendental importancia si tenemos en cuenta que en países como Norteamérica, se exige, so pena de responsabilidad y en algunos casos de ser acusado por estafa, de establecer pautas especificas con respecto a la forma como pueden ser presentadas las afirmaciones sobre ventas y ganancias reales.

Una vez establecido el Plan de Viabilidad y de determinar las pautas fundamentales se procede a la elaboración de manuales de la franquicia. Generalmente se suelen elaborar el manual operativo, que es la piedra angular del sistema, acompañado por el manual administrativo y de imagen corporativa. Los manuales citados en su conjunto constituyen los lineamientos precisos sobre los cuales un determinado negocio puede ser reproducido no solo en su aspecto físico, sino en el aspecto operativo, habilitándolo para que previa una capacitación el franquiciado ubicado en cualquier sitio geográfico pueda reproducir el negocio ajeno del franquiciante bajo los términos de un contrato. Por último, encontramos el contrato de franquicia, documento fundamental que va a concretar los derechos y obligaciones de cada una de las partes en el contrato. Es muy importante que este contrato sea elaborado por un abogado experto en el tema, y evitar copiar minutas de contratos estándar sin asesoría profesional, pues una equivocación en esto puede costarle caro y llevar al traste sus proyecciones financieras sobre rentabilidad de la cadena. Cada contrato debe elaborarse exclusivamente para cada tipo de franquicia e involucrar todos los documentos anteriores formando un todo coordinado. Igualmente debe ser producto de las conclusiones sobre los diferentes aspectos con el abogado que elabore el mismo, y no la simple trascripción de cláusulas sin discusión previa sobre sus alcances y efectos.

El contrato de franquicia es de suma importancia al punto que en una eventual discusión respecto a los alcances de las concesiones otorgadas al franquiciado, es este el que determinará el marco jurídico sobre el cual habrán de decidir los jueces o tribunales de arbitramento. Como quiera que se trata de un contrato adhesivo cualquier ambigüedad en sus estipulaciones será decidida siempre en favor del franquiciado, por ser la parte que no intervino en su redacción. Estos documentos son contratos extensos por la naturaleza misma de complejidad que reviste la figura. Deben prever, hasta donde sea posible sin desembocar en un casuismo inusitado, diversas circunstancias tales como: causales de terminación anticipada, métodos de solución de conflictos, límites de responsabilidad de las partes, licencias sobre nombres y signos distintivos, seguros, aprovisionamientos, zonas de exclusividad, término de duración del contrato, responsabilidades de las partes a la terminación del contrato, publicidad, pagos periódicos, procedimientos de auditoria y control, aspectos contables y financieros, reportes, normas sobre calidad de los productos o servicios, etc.

Todo lo anterior, es decir el plan de viabilidad, los manuales y el contrato es lo que se ha denominado el " package deal", o paquete negocial y configura la esencia misma del contrato de franquicia. Si no se cuenta con esto no se puede ofrecer de forma seria y responsable una franquicia al público. El abuso que se ha presentado en algunos países como Estados Unidos por parte de franquiciantes conllevó a que se exija en todos los estados que antes de vender una franquicia el franquiciante debe proporcionar a los potenciales franquiciados una circular de oferta elaborada de acuerdo con ciertas pautas de la Federal Trade Commission, (Organismo gubernamental de que controla los métodos y prácticas comerciales), esto se conoce hoy como Circular de Oferta Uniforme.

En conclusión, la decisión de operar bajo el sistema de franquicias es una decisión que implica un reto profesional enorme, y que debe llevarse a cabo en forma metódica y sistemática que garantice los derechos de los eventuales franquiciados, porque si bien el sistema no garantiza una obligación de resultados como es el obtener el éxito esperado, si puede el franquiciante comprometer su responsabilidad si ello no se alcanza por las deficiencias en la información y material suministrado.